Zásady ochrany osobních údajů

Data, která si firmy samy vkládají do systému LOGOS (zaměstnanci, docházka, zákazníci, doklady…), zpracováváme jen jako zpracovatel podle jejich pokynů. To upravuje smlouva o zpracování osobních údajů, ne tyto zásady. Správcem těchto údajů je příslušná firma.

1. Jaké údaje, proč a jak dlouho

• Registrace zkušební verze — název firmy, IČO, jméno, e-mail, telefon. Zřízení a provoz zkušební verze a jednání o placené verzi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Uchováváme po dobu trialu a 30 dnů po něm; přejde-li firma na placenou verzi, po dobu smlouvy.
• Tipy během zkušební verze — několik e-mailů s návody na e-mail z registrace. Oprávněný zájem na tom, aby zkušební verze byla užitečná (čl. 6 odst. 1 písm. f)); stačí odepsat „nezasílat“ a další nepošleme.
• Uzavření smluv v systému — kdo smlouvy potvrdil, kdy, z jaké IP adresy a jakou verzi. Prokázání uzavření a obsahu smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)). Uchováváme po dobu smlouvy a 10 let po jejím skončení (promlčecí lhůty).
• Účty uživatelů zákazníka — jméno, přihlašovací e-mail, role, záznam přihlášení a schválených zařízení. Plnění smlouvy a bezpečnost systému (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)). Po dobu smlouvy.
• Podpora (helpdesk) — obsah dotazu, jméno a e-mail toho, kdo se ptá. Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)). Po dobu smlouvy.
• Fakturace — fakturační údaje a kontakt. Zákonné povinnosti podle zákona o účetnictví a o DPH (čl. 6 odst. 1 písm. c)). 10 let.
• Okénko „Zeptejte se“ na webu — text dotazu (bez jména; nepište prosím do něj osobní údaje). Odpověď připraví umělá inteligence; dotazy si necháváme ke zlepšení odpovědí (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f)), nejdéle 12 měsíců.
• Provoz webu — technické záznamy serveru (IP adresa, čas, stránka) kvůli bezpečnosti, nejdéle 14 dnů. Web nepoužívá analytické ani reklamní cookies a neměří návštěvnost třetími stranami.

Údaje nevyužíváme k automatizovanému rozhodování ani profilování a neprodáváme je.

2. Komu údaje předáváme

• Hetzner Online GmbH (Německo) — servery, na kterých systém i web běží.
• Google a Microsoft — šifrované záložní kopie (klíč máme jen my; poskytovatel obsah nevidí).
• Anthropic (USA) — funkce umělé inteligence (okénko na webu, a v systému jen když je firma používá). Předání do USA probíhá na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, které jsou součástí smluvních podmínek Anthropic; podle nich se data nepoužívají k trénování modelů.
• Orgánům veřejné moci jen tehdy, když to ukládá zákon, a účetní / daňovému poradci v rozsahu fakturace.

E-maily odesíláme z vlastního serveru.

3. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (např. proti zasílání tipů). Stačí napsat na logos@logos-system.cz; odpovíme nejpozději do 30 dnů.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

4. Zabezpečení

Každá firma má vlastní oddělenou databázi, přístup je jen přes šifrované spojení (TLS), zálohy jsou šifrované a k datům mají přístup jen jmenovitě pověřené osoby vázané mlčenlivostí. Podrobně viz smlouva o zpracování osobních údajů.